Dans le cadre de la série d’articles que nous consacrons depuis quelques semaines à l’entretien professionnel, nous abordons aujourd’hui le sujet de la fiche de poste qui est devenue le référentiel de l’évaluation depuis le décret du 16 décembre 2014.
Pourquoi la fiche de poste est-elle si importante ?
- Pour le manager
Lors des différentes formations que j’ai animées, des managers ont exprimé de façon assez récurrente leurs réserves et méfiances à l’égard de la fiche de poste : pas assez détaillée, elle ne sert à rien et trop détaillée, elle présente le risque que les agents se retranchent derrière le fait que certaines activités ne figurent pas dans leur fiche de poste pour refuser de les exercer.
La fiche de poste constitue pourtant un outil de management particulièrement utile.
Un outil d’organisation
Le poste constitue le premier niveau d’organisation du travail.
Les missions et activités d’une entité sont déclinées et réparties sur les différents postes qui lui sont rattachés. L’ensemble des fiches de poste de cette entité doit donc être le reflet de son organisation. Il y a donc autant de fiches de poste qu’il y a de personnes et de postes dans une organisation, même si certaines ont des contenus très proches, voire identiques.
Lorsque j’accompagne des collectivités, je préconise toujours de resituer le poste dans son contexte organisationnel et de faire figurer dans chaque fiche de poste les missions de la direction et du service dont dépend le poste avant de mentionner les missions du poste lui-même.
Cela permet de resituer la contribution individuelle de l’agent qui occupe le poste dans un contexte plus collectif et de mettre en lumière en quoi l’agent concourt à la réalisation des missions du service et de la direction.
Un outil de communication
La fiche de poste permet au manager de décrire le rôle attendu de chaque agent sur le poste qu’il occupe dans le cadre de l’organisation de son service.
C’est donc un outil de communication dans la mesure où elle doit permettre d’éviter les distorsions entre le rôle attendu par le responsable et le rôle perçu par l’agent.
Pour autant, la fiche de poste n’a pas vocation à faire une description exhaustive de toutes les activités qui peuvent être demandées à une personne. Elle doit respecter un juste équilibre entre un niveau de précision suffisant pour décrire la réalité de la situation de travail et du contexte professionnel du poste et de l’agent qui l’occupe et un inventaire détaillé de tout ce que l’on peut imaginer au moment de sa rédaction.
Et ce n’est pas parce qu’une activité ne figure pas dans une fiche de poste qu’elle ne peut être demandée à un agent.
Un outil d’évaluation
La fiche de poste décrit également les compétences requises pour l’exercice des activités mentionnées.
Une description précise de ces compétences facilitera les échanges entre le responsable et son collaborateur sur l’identification des besoins de compétences et la recherche des solutions pour augmenter la performance de l’agent.
- Pour l’agent
La fiche de poste doit permettre à chaque agent de se situer au sein du service :
- Quelle est sa contribution individuelle à l’action collective ?
- Quel sens a son travail, à quoi sert-il ?
- Quelle est sa place au sein de l’équipe et comment se situe t’il par rapport à ses collègues ?
- Qu’est-ce qu’on attend de lui et quelles sont les activités qu’il va être amené à exercer ?
- Quelles compétences et niveaux de compétences doit-il détenir ?
- Pour les Ressources Humaines
La fiche de poste constitue un outil indispensable à la gestion des ressources humaines.
Elle doit permettre au service RH de connaître le contenu de tous les postes de la collectivité afin de gérer au mieux les opérations de recrutement, de recherche des actions de développement des compétences des agents, d’organisation ou de réorganisation des services.
Les fiches de poste constituent également un outil privilégié d’organisation, de gestion et de pilotage de la mobilité interne : identification des proximités et des aires de mobilité entre postes pour accompagner les parcours professionnels de chaque collaborateur.
Cela suppose toutefois que les fiches de poste soient mises à jour régulièrement et qu’elles soient suffisamment homogènes pour permettre des comparaisons pertinentes.
Ainsi, les collectivités qui s’engagent dans des démarches de pesée ou de cotation des postes en vue de la mise en place du RIFSEEP commencent, dans la plupart des cas, par réaliser une mise à jour ou une refonte de toutes les fiches de poste de la collectivité.
La fiche de poste, référentiel de l’entretien professionnel
Le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux prévoit dans son article 6 que la convocation à l’entretien professionnel adressée à chaque agent doit être accompagnée de sa fiche de poste.
Notons au passage que cette obligation rend, de fait, la fiche de poste obligatoire même en l’absence de valeur juridique officiellement affirmée dans le statut de la FPT.
L’objectif de cette obligation inscrite dans le décret de 2014 est de donner une base objective à l’entretien professionnel et à l’appréciation de la valeur professionnelle de l’agent. Cette appréciation doit porter sur le travail de l’agent et non sur sa personne.
Ce travail étant décrit dans sa fiche de poste, c’est elle qui sert de référence à l’évaluation qui va en être faite.
L’entretien professionnel débute donc par un passage en revue de la fiche de poste de l’agent afin de permettre à ce dernier et à son responsable de vérifier que son contenu est conforme aux activités réalisées durant l’année écoulée (et qui vont faire l’objet de l’évaluation annuelle).
Cette première étape permet d’entamer les échanges sur de bonnes bases :
- S’assurer que les deux parties ont les mêmes perception et compréhension du poste et le même sens des priorités ;
- Définir ce sur quoi va porter l’appréciation et éviter ainsi les malentendus ;
- Éviter les « jugements de personne » et se concentrer sur les activités ;
- Recadrer éventuellement lorsqu’un décalage est constaté entre leurs perceptions respectives ;
- Ajuster si besoin le contenu de la fiche de poste afin de tenir compte d’éventuelles évolutions.
Distinction entre travail prescrit et travail réel
La fiche de poste est la description du travail prescrit tel que résultant de la définition de l’organisation du service ou de l’entité.
Le travail réel est le résultat de cette organisation.
Dans la pratique, on observe souvent des écarts, plus ou moins importants, entre ces deux notions.
Ces écarts peuvent être la conséquence de différents problèmes :
- Problème de communication : distorsion entre le rôle attendu par le responsable et le rôle perçu par l’agent ;
- Problème d’adhésion : le collaborateur n’accepte pas le rôle qui lui est attribué et qu’il perçoit;
- Problème de motivation ou de compétence : l’agent n’a pas les compétences nécessaires ou n’est pas suffisamment motivé pour occuper le poste.
La référence à la fiche de poste lors de l’entretien professionnel permettra d’aborder tous ces points, de poser un diagnostic précis des difficultés rencontrées dans l’exercice des fonctions de l’agent et de traiter chacune d’elle dans le cadre qui lui convient.
L’évaluation des compétences sera également facilitée si la fiche de poste est suffisamment précise sur les compétences attendues : les niveaux de compétence requis et des indicateurs de compétence rendront cette appréciation plus objective, plus sereine et plus constructive puisqu’elle facilitera la recherche de solutions de nature à combler les écarts constatés entre compétences requises et compétences détenues.
Le sujet de l’évaluation des compétences sera abordé plus largement dans un prochain article.
Pour aller plus loin :
Exemple de Fiche de poste générée sous MouviTal’
Sites de présentation de MouviTal’
https://huberty-rh.fr/mouvital/
