Avoir une bonne connaissance de l’emploi implique de développer une double approche de l’emploi : une approche collective (démarche métiers et compétences) et une approche individuelle (fiches de poste).

L’objectif de l’approche collective est de disposer d’une connaissance à la fois précise et synthétique de l’emploi au sein de la collectivité. On va retrouver ici les outils de base d’une démarche de GPEEC que sont les référentiels métiers et compétences et les outils d’analyse statistique et prospective de l’emploi.

  • Le référentiel métiers : passer d’une approche individuelle à une approche collective de l’emploi

Élaborer un référentiel métiers consiste à regrouper les postes d’une organisation en fonction de leur proximité (en termes d’activités et de compétences) et à les rattacher à un métier de référence.

L’enjeu est d’obtenir une vision collective et synthétique de l’emploi afin de prendre le recul nécessaire à une gestion prévisionnelle et prospective.

Cela permet de passer de plusieurs centaines de postes à gérer à environ 150 ou 180 métiers en fonction du type de collectivité (mairie, conseil départemental, communauté d’agglomération, conseil régional) et de la maille qui aura été retenue¹.

Chaque métier représenté dans la collectivité est décrit dans une fiche qui indique notamment les activités exercées, les compétences et niveaux de compétences requis, les conditions d’accès et d’exercice du métier et d’autres informations qui peuvent être utiles à la mise en place d’une veille sur l’emploi dans le cadre d’une GPEEC : facteurs d’évolution, risques, pénibilité,..

  • Le référentiel compétences : élaborer une cartographie des compétences de la collectivité

Le référentiel compétences est un outil primordial de la gestion des compétences.

Il consiste à recenser et décrire les compétences requises pour l’exercice des métiers de la collectivité¹.

C’est un outil essentiel car il instaure une représentation transverse et partagée de la compétence par tous les acteurs : chaque compétence est déclinée sur 4 niveaux (sensibilisation, application, maîtrise, expertise) et décrit le contenu de ces différents niveaux en termes d’indicateurs

Cette approche transverse de la compétence permet :

    • D’objectiver la notion de compétence et de la rendre plus transparente,
    • De rendre l’évaluation des compétences plus efficace, plus opérationnelle et plus objective,
    • De mieux apprécier les proximités entre métiers et entre postes et par conséquent de faciliter la gestion de la mobilité,
    • De faciliter la construction de parcours professionnels et de formation individualisés.
  • La connaissance statistique de l’emploi de la collectivité

Grâce à l’approche collective de l’emploi mise en place, la collectivité peut connaître et analyser la structure de ses emplois : répartition hommes/femmes des effectifs par métier, moyenne d’âge et pyramide des âges par métier.

Elle peut également connaître les perspectives d’évolution des effectifs par métier : prévision des départs en retraite à 3, 4 ou 5 ans, ce qui lui permet d’anticiper ses besoins en recrutement et d’identifier les compétences à transférer.

Les outils d’analyse statistique et prospective de l’emploi permettent :

      • D’apprécier la faisabilité et la pertinence de mobilités en fonction des perspectives d’évolution des effectifs à court/moyen terme (pilotage de la mobilité),
      • De mieux organiser les transitions et remplacements d’agents en mettant en place, par exemple, des opérations de tuilage,
      • D’éviter la disparition de compétences sans avoir pu anticiper leur transfert avant le départ des agents qui les détenaient.

Ces données statistiques quantitatives vont également pouvoir être croisées avec des données plus qualitatives telles que la pénibilité des métiers, les risques professionnels, les tendances d’évolution des métiers et des compétences afin d’avoir une vision plus complète de la situation de l’emploi à court et moyen termes.

Si l’approche collective de l’emploi permet à la collectivité d’avoir une vision globale de ses emplois et de ses compétences, elle doit également disposer d’une connaissance plus fine et plus précise des activités et compétences de chacun de ses agents.

  • L’approche individuelle de l’emploi : les fiches de poste, un outil RH et managérial incontournable²

La fiche de poste a pour finalité de décrire les situations individuelles de travail en mettant l’accent sur les spécificités des environnements professionnels à l’inverse des fiches métiers qui elles, mettent en évidence les points communs entre différents postes.

Les fiches de poste permettent à une organisation de disposer d’un recueil harmonisé et actualisé de l’ensemble des informations relatives à ces situations individuelles de travail.

Le rôle des managers est essentiel dans ce domaine car c’est à eux qu’il appartient de définir et décrire leurs attentes à l’égard de leurs collaborateurs. En ce sens, la fiche de poste constitue un véritable outil de communication entre agents et encadrants.

Elle permet en effet à un agent de savoir ce qu’il a à faire (missions et activités) et quelles sont les compétences qu’il doit détenir pour exercer ces activités et être à la hauteur des attentes de son responsable.

La fiche de poste constitue également le référentiel de l’évaluation des compétences notamment dans le cadre de l’entretien professionnel.

Plus les compétences requises sur le poste seront clairement précisées, plus leur évaluation sera facilitée et objective.

  • Des outils dématérialisés en interaction les uns avec les autres

L’informatisation de ces outils est indispensable pour faciliter leur utilisation et leur permettre d’interagir :

      • Lien entre fiches métier et fiches compétence pour connaître instantanément le contenu précis des compétences requises pour l’exercice d’un métier.
      • Lien entre fiches de poste et référentiels métiers et compétences : chaque poste étant rattaché à un métier, la description d’un poste (en termes d’activités et compétences) découle logiquement de celle du métier de référence. C’est ce lien, cette déclinaison, qui garantira la cohérence et l’harmonie des fiches de poste entre elles et facilitera par la suite la recherche de proximités dans le cadre de la gestion de la mobilité.
      • Lien entre métiers, postes et agents pour permettre l’analyse statistique des emplois de la collectivité et de leurs perspectives d’évolution.

Notre prochain article sera consacré aux outils de gestion et de développement des compétences.

 

¹ Les fiches métier et les fiches compétence sont classées par famille dans des répertoires.

Ces répertoires peuvent vous être communiqués. Ils vous suffit d’en faire la demande ICI

Des exemples de fiches pourront également vous être transmis.

² Voir notre article sur ce thème « La fiche de poste : un outil RH et managérial incontournable » Flash-RH Janvier 2021 »

 

Pour aller plus loin :

MouviTal’, solution informatique de gestion des compétences et de management des ressources humaines